Aan het eind van het eerste kwartaal hebben veel bedrijven het af: het jaarverslag van het voorgaande jaar. Traditioneel is dat een dik boek vol wollig taalgebruik, eindeloze rijen met cijfers en wat grafieken om de boel 'op te leuken'. Maar laten we eerlijk zijn, behalve de accountant, de financiële afdeling en eventuele aandeelhouders leest toch niemand zo'n jaarverslag. En al helemaal niet voor zijn plezier, toch?

(Zou het kunnen: de CFO van een grote onderneming die in makkelijke kleding in zijn luie stoel gaat zitten met een kop koffie onder handbereik, zich in zijn handen wrijft van de voorpret en dan met glimoogjes het jaarverslag ter hand neemt als was het de Millenium-trilogie? Nee, niet waarschijnlijk.)

Het is wel jammer van al het werk dat erin is gestopt, van alle gegevens die zijn verzameld, van alle teksten die zijn geschreven. Van elk jaarverslag is zonder twijfel een leesbare samenvatting te maken die interessant is voor een groter publiek. In deze blogpost vertel ik

• waarom het de moeite loont om een publieksversie te maken;
• hoe je zo'n publieksversie kunt maken;
• wat je wel en niet in een publieksversie zet.

Waarom?

Het maken van een publieksversie kan je organisatie veel opleveren. Hieronder lees je een aantal mogelijke effecten:

• Je maakt de geschiedenis van je bedrijf zichtbaar;
• Je versterkt de band met je medewerkers;
• Je toont je betrokkenheid met je omgeving;
• Je versterkt de identiteit van je organisatie.

Hoe?

Met dit stappenplan kom je zowel inhoudelijk als praktisch tot een aantrekkelijke en leesbare publieksversie van het jaarverslag:

1. Bepaal het doel en de doelgroep van de publieksversie.
2. Kies een medium of meerdere media voor publicatie van de publieksversie.
3. Bepaal de inhoud van de publieksversie.
4. Maak de publieksversie van het jaarverslag.
5. Geef bekendheid aan de publieksversie.

Wat?

Met de volgende vragen wil ik je aan het denken zetten over de inhoud van een publieksversie:

1. Welke onderwerpen hebben een grote invloed gehad op de resultaten van de organisatie?
2. Welke onderwerpen zijn veelbesproken, bij medewerkers, partners en/of andere belanghebbenden?
3. Welke onderwerpen vormen de kern van je organisatie?

Mensen worden gemotiveerd door tastbare verhalen en minder door targets. Presenteer daarom geen cijfers en spreadsheets; vertel een verhaal. Betrek je medewerkers en/of partners bij het schrijven en vertellen van dit verhaal.

Over de auteur: Karin Tempelaar is adviseur kennisdeling en communicatie en mede-eigenaar van adviesbureau Lumax Producties.